Web project management in azione

Sono davvero contento che la mia presentazione Project Management 2.0 a Better Software abbia riscosso diverse preferenze.

Già nel corso della conferenza, e i giorni successivi via email, mi è stato chiesto di condividere i passi che ne hanno portato alla realizzazione.

Ho già scritto a proposito delle fonti (tra cui spiccano Slide:ology e Presentation Zen, solo per citare i testi più recenti). Qui ne riporto altre e entro nel dettaglio della progettazione.

Il progetto

In accordo con gli organizzatori ho pensato di realizzare una presentazione di unione tra i temi delle tecnologie sociali (chiamiamolo web 2.0) e le metodologie agili, i due macroargomenti in cui sono state divise le giornate di Better Software.

Come può muoversi e progredire un project manager in questi contesti? Il tema dell’intervento, “Project Management 2.0″, non riflette in realtà quello che molti pensano dell’evoluzione del project management (compresa la carente definizione data da Wikipedia), ovvero che si tratti di un spostamento verso l’aspetto sociale grazie all’introduzione di strumenti di collaborazione in ambito web.

Gli strumenti sono importanti ma, come ho avuto modo di ripetere più volte nell’intervento, il carattere sociale e di collaborazione del project management nasce insieme al concetto stesso di project management. Questo modo di intendere il project management è però mutato nel corso degli anni, così da diventare una professione che premia controllo e revisione piuttosto che facilitare la collaborazione e la comunicazione. Nella presentazione auspico allora, in qualche modo, un “ritorno alle origini”.

Per non rimanere troppo sul generico non manca comunque una panoramica su alcuni strumenti che facilitano il lavoro di squadra, come i software di project planner e i time tracking.

Selezione dei contenuti

Le argomentazioni possibili intorno a un concetto importante come quello dell’evoluzione del project management sono le più svariate, ma d’altro canto il tempo a disposizione per la presentazione rappresenta un vincolo che non va superato (35 minuti sui 45 a disposizione).

Per facilitare la fase di selezione ho realizzato una mappa mentale in cui ho scomposto le risorse raccolte ormai da qualche anno (soprattutto in delicious con tag projectmanagement).

La prima mappa mentale è composta unicamente da due livelli: project management “vecchia scuola” e project management 2.0. Dopo aver isolato un numero consistente di elementi li ho organizzati in macro aree e, dove necessario, anche in altri livelli.

Per la stesura della mappa mentale ho usato l’ottimo software opensource FreeMind.

Da qui è iniziata la fase di selezione, cioè di rinuncia degli argomenti sicuramente interessanti, ma non prioritari oppure troppo impegnativi per essere affrontati in poco tempo.

Ho poi notato la possibilità di creare dei collegamenti con alcuni testi, in particolare The Wisdom of Crowds di James Surowiecki e Peopleware di Tom De Marco e Timothy Lister.

Poiché realizzo mappe mentali di riassunto per i testi importanti (e questi lo sono), ho avuto la possibilità di lavorare con 3 mappe mentali. Le ho letteralmente stampate e appese alla parete, cercando di evidenziare le corrispondenze tra i diversi nodi.

La struttura della presentazione

Ho a questo punto abbandonato il computer per lavorare con la carta o, meglio, con i post-it, come egregiamente suggerito da Garr Reynolds in Presentation Zen. Ciascun nodo della mappa mentale è diventato un foglietto che ho posizionato in ordine sparso su una parete.

Da qui ho cercato di strutturare il filo logico della narrazione, procedendo dalla vecchia concezione di intendere il project management, a quello che ho chiamato project management 2.0. Sono soddisfatto di aver usato carta e penna al posto del computer e consiglio caldamente di fare lo stesso perché è normale cambiare idea diverse volte e nulla è più semplice di spostare qualche post-it.

Al termine di questa fase mi era chiara la progressione della presentazione e il numero indicativo di slide. Ancora prima di far partire alcun programma ho quindi verificato, grazie all’aiuto di amici e colleghi, un esempio di narrazione per capire se il tutto potesse quadrare.

Comporre la presentazione

Ho cominciato a realizzare le slide in Keynote quando ormai la struttura macro e micro erano decise. Mi sono comunque dato qualche obiettivo riguardante l’aspetto grafico:

• slide come supporto alla narrazione, con immagini a schermo intero senza testo (portando ancora più all’estremo i consigli di Slide:ology e Presentation Zen)
• rinuncia a immagini riguardanti il mondo dell’informatica, se non per screenshot e screencast
• ritmo incalzante di presentazione, con quasi 100 slide per 30 minuti

Testi di riferimento

Chi ha assistito o ha visto la presentazione su Fucinaweb l’ha definita un intervento in stile “Presentazion Zen” o “Slide:ology” e questo è vero, visto che entrambi sono testi che ho letto e apprezzato.

Ma il testo che più mi è stato di aiuto e di ispirazione è stato forse Made to stick dei fratelli Heath. Il libro suggerisce alcuni principi per comunicare idee che rimangano impresse e provochino una qualche forma di reazione.

In breve le caratteristiche sono: semplicità, imprevedibilità, concretezza, credibilità, emozione, narrazione (in inglese le iniziali formano la parola “succes”).

Ho cercato di fare miei questi concetti e di diffonderli un poco nella presentazione, riuscendoci forse in parte:

Semplicità

Ho selezionato un solo concetto principale che fa da motivo a tutta la presentazione: il project management è una disciplina che funziona solo se il team è messo in condizione di condividere problematiche e successi.

Imprevedibilità

Come ultimo speaker di un’intensa giornata ho cercato di proporre qualche momento irriverente, come il paragone tra le avvertenze che si trovano sui pacchetti di sigarette e il project management. Altro momento di imprevedibilità è scoprire che di “project management 2.0″ si parla in realtà già da metà anni ‘80.

Concretezza

Nella seconda parte dell’intervento ho presentato alcuni prodotti che possono aiutare il project manager a facilitare la condivisione di informazioni con il team.

Credibilità

Mi sono affidato, oltre che all’esperienza, anche ad alcuni testi che ho elencato nella presentazione, come La struttura delle rivoluzioni scientifiche di Kuhn e i già citati Peopleware e The wisdom of crowds.

Emozione

Non ho voluto inserire nella presentazione alcuna foto di computer, rete o ufficio. Sarebbe stato più semplice, ma ho preferito lavorare con analogie prese dalla vita di tutti i giorni e alcune volte con situazioni portate all’estremo.

Narrazione

La presentazione inizia con una foto dalla mia scuola superiore, prosegue con la gita a Firenze in quarta liceo per conludersi agli Uffizi. Si intrecciano in realtà altre storie, come quella relativa alla rivoluzione copernicana e al tragico rientro dello Space Shuttle Columbia.

Foto e immagini

La presentazione contiene pochissimo testo, ma quasi un centinaio di immagini e foto. La quasi totalità proviene da Flickr e sono rilasciate sotto licenza Creative Commons (argomento di cui tanto si potrebbe discutere).

Flickr è un mare magnum e se è vero che vi si trova di tutto, può essere difficile riuscire a limitare la ricerca ai risultati di vero interesse.

Ho però trovato un metodo di lavoro che nel mio caso ha funzionato molto bene. Ho compiuto una prima ricerca immagini con iStockPhoto secondo i termini che mi sembravano più consoni. Qui ho individuato un insieme di immagini di interesse. iStochPhoto, come tutti i servizi professionali di acquisto foto, eccelle nella catalogazione. Grazie alle parole chiave con cui sono descritte le foto sono riuscito in tempi breve a trovare – quasi sempre – delle valide alternative in Flickr, che ho quindi usato.

Solo in taluni casi, parlo di 4 foto su 100, ho acquistato il materiale su iStockPhoto.

Strumenti

Ho realizzato gli screencast per le prove degli strumenti utilizzando ScreenFlow di Telestream. E’ uno strumento davvero facile da impiegare, che non compete sicuramente con prodotti blasonati per PC quali Camtasia, ma che per screencast di media complessità si comporta egregiamente. Le uniche pecche sono date dalle limitate possibilità di editing a seguito delle registrazione, soprattutto dopo aver effettuato dei tagli nella narrazione.

(Ho potuto verificare come Screenflow sia anche un ottimo strumento per effettuare test di usabilità di un software o di un sito. Su questo argomento mi piacerebbe ritornare in futuro.)

Tempo

80 ore. E’ il tempo che ho impiegato per la scelta del materiale, costruzione delle mappe mentali, definizione della presentazione, scelta iconografica, test. Due settimane di lavoro non sono propriamente poco tempo. Eppure stando a quanto riporta Nancy Duarte in Slide:ology, il tempo richiesto per una presentazione che si rispetti è solitamente compreso tra 36 e 90 ore. Ricordo di aver pensato a un’esagerazione quando l’ho letto, ma evidentemente sbagliavo.

Ho tenuto traccia dei tempi utilizzando un prodotto di time tracking di cui parlo nella presentazione, Paymo.

Lo scorso mercoledì 6 Maggio ho partecipato alla prima edizione della conferenza Better Software, a Firenze, con un intervento dal titolo “Project management 2.0″.

L’intervento è dedicato all’evoluzione di questa disciplina anche grazie all’influenza delle metodologie agili e alla nascita di veri strumenti di collaborazione nell’ambito del cosiddetto web sociale.

La presentazione è suddivisa in due parti: nella prima cerco di ripercorrere le tappe evolutive del project management, passando per il manifesto agile e la dichiarazione di interdipendenza del moderno project management. Nella seconda l’approccio è un po’ più pratico e evidenzio quelle che dovrebbero essere le caratteristiche principali degli strumenti software in aiuto dei project manager, passando in rassegna anche qualche prodotto.

Molti dei presenti, che ringrazio per le interessanti discussioni seguite all’intervento, mi hanno chiesto la possibilità di scaricare da qualche parte le slide. Visto però che la presentazione è composta quasi esclusivamente da immagini senza testo, ho pensato di includere anche un commento audio, che trovate alla fine di questa pagina.

Mi sarebbe piaciuto utilizzare l’audio registrato in sala, ma per una mia leggerezza non ci sono riuscito. Gli organizzatori hanno però una registrazione audio e video di tutti gli interventi. Appena saranno disponibili sostituirò l’audio che ho realizzato in casa, decisamente monotono, con quello della conferenza che è sicuramente più interessante.

Alcuni mi hanno anche chiesto come ho realizzato una presentazione di questo tipo, atipica rispetto ai canoni di presentazioni a cui di solito si è abituati. A questo dedicherò il prossimo intervento qui su Fucinaweb (trovate parte della bibliografia che ho usato in Progettare una presentazione).

Per il momento buona visione e buon ascolto.

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Aggiornamento del 15 Maggio 2009: su Slideshare sono in fase di caricamento le presentazioni di Better Software.

Sono da poco usciti i risultati del sondaggio svolto dalla webzine A List Apart che per il secondo anno cerca di descrivere nel dettaglio le professioni di chi lavora con il web.

L’anno scorso ho isolato dal sondaggio i tratti salienti della professione del web project manager ed è quindi interessante confrontare alcune delle ipotesi emerse con i risultati del 2008.

Molte le conferme. Il web project manager:

• segue un percorso formativo che nasce nella maggioranza dei casi dalla programmazione;
• lavora solitamente per realtà di piccole dimensioni;
• ha prevalentemente un’età compresa tra i 30 e i 40 anni;
• lavora in azienda piuttosto che come libero professionista.

Vediamo nel dettaglio quello che è emerso. Alcune domande del sondaggio sono state riformulate rispetto al 2007 e un confronto diretto è pertanto solo indicativo.

In azienda o come libero professionista

Iniziamo da un dato che non è stato analizzato lo scorso anno: la percentuale di web project manager che lavorano in azienda rispetto ai liberi professionisti. Tra le diverse professioni web, il web project manager si trova più comunemente a lavorare in azienda piuttosto che esercitare la libera professione.

Il dato non stupisce e ne ho già parlato a proposito di una domanda nelle FAQ (Il web project manager è un consulente esterno all’azienda o un collaboratore interno?): il ruolo di coordinamento e gestione dei progetti del web project manager, le frequenti interazioni con il gruppo di lavoro e i clienti richiedono la sua costante presenza in azienda.

Esistono comunque casi in cui il web project manager è libero professionista; lavora per uno o più periodi di tempo (solitamente semestri) per aiutare le aziende con cui collabora a migliorare la gestione progetti.

Percentuale di web project manager

Tra i due anni non si apprezzano significative differenze relativamente alla percentuale di web project manager paragonata alle altre professioni.

Impressionante la percentuale che non ricade in nessuna delle numerose categorie indicate, più di un quarto. Sarebbe interessante capire quale sia la professione svolta.

Distribuzione dei web project manager per tipo di organizzazione

Il grafico indica la percentuale di web project manager impiegata nei diversi settori organizzativi. Rispetto allo scorso anno sono cambiate e sono state accorpate alcune categorie.

È possibile notare come la percentuale più alta di impiego (8.4%) sia presso piccole realtà. Una conferma dell’indicazione emersa lo scorso anno: il web project manager si trova a lavorare soprattutto per startup, realtà in cui rilasci frequenti e timing serrati richiedono la presenza di una figura che garantisca il raggiungimento degli obiettivi.

Distribuzione dei web project manager per gruppo di età

Confermato il trend per quanto riguarda l’età. Non si nasce web project manager (o non si dovrebbe), ma lo si diventa dopo aver maturato una certa esperienza, a partire dai 30/35 anni.

Distribuzione per sesso

Piccolo incremento per quanto riguarda il ruolo delle donne nel web project management, aumento confermato in quasi tutte le altre professioni, segno forse della maggiore visibilità data quest’anno al sondaggio.

Percentuale di lavoratori con retribuzione superiore a 100.000 dollari

Nessuna variazione di rilievo. Il grafico, come evidenziato l’anno scorso,  è comunque difficilmente rapportabile alla realtà italiana.

Rilevanza dell’istruzione per lo svolgimento del proprio lavoro

Cambia la percezione dell’importanza data agli studi.

Il fatto che un po’ tutte le professioni abbiano visto aumentare il dato si può forse giustificare dall’aver meglio espresso la domanda rispetto allo scorso anno. In generale, comunque, poco più del 50% dei rispondenti ha indicato come rilevante il proprio piano di studi nei confronti della professione, suggerendo che sotto questo punto di vista c’è ancora molto da fare.

Soddisfazione per il proprio lavoro

Le percentuali aumentano di molto rispetto all’anno scorso: forse anche in questo caso la domanda era stata mal posta nel 2007.

In percentuale però la soddisfazione dei web project manager, se paragonata alle altre professioni, aumenta in proporzione minore, tanto che dal primo posto si passa a metà classifica.

Impegnativo trarre una conclusione vista la variabilità in così poco tempo. Probabilmente il ruolo del web project manager, in alcuni contesti, non trova lo spazio che merita.

Ma forse è anche tempo che il project management maturi da disciplina che relega tutte e sole le responsabilità al project manager a vera e propria fonte di leadership e visione (di questo parlerò in parte nel mio intervento a Firenze il prossimo mese)

La percentuale di web project manager che scrive in un blog

Il web project manager è fanalino di coda quando si parla di scrivere in un blog.

Come indicato già lo scorso anno, il motivo può essere legato alla difficoltà di parlare di una professione molto legata ai rapporti personale e meno alla “scienza”. Difficile, ma non impossibile. Un vero peccato.

Partecipazione a eventi formativi

Anche questo risultato è in linea con lo scorso anno.

Il web project manager è una tra le figure professionali che più partecipa ad eventi formativi. La percentuale è molto vicina a quella di professionisti che per cultura e necessità sono abituati a una formazione continua, come i designer di interfaccia e i diversi tipi di consulenti.

L’eterogeneità di competenze richieste a un web project manager, sia in termini manageriali sia tecnici è sicuramente un fattore che giustifica queste percentuali.

Lacune professionali

Come per l’anno scorso, mi limito a riportare uno solo dei 4 grafici che indicano le difficoltà che i web project manager incontrano nello svolgimento del proprio lavoro.

Relativamente alla programmazione lato server meno del 17% dichiara di avere lacune rispetto al totale. Questo dato, se confrontato con la programmazione lato client, conferma una tendenza anticipata lo scorso anno, ovvero che web project manager si diventa molto spesso partendo da ambiti che sono vicini alla programmazione, più che dal design o al marketing.