Presentazioni che funzionano

Sono davvero contento che la mia presentazione Project Management 2.0 a Better Software abbia riscosso diverse preferenze.

Già nel corso della conferenza, e i giorni successivi via email, mi è stato chiesto di condividere i passi che ne hanno portato alla realizzazione.

Ho già scritto a proposito delle fonti (tra cui spiccano Slide:ology e Presentation Zen, solo per citare i testi più recenti). Qui ne riporto altre e entro nel dettaglio della progettazione.

Il progetto

In accordo con gli organizzatori ho pensato di realizzare una presentazione di unione tra i temi delle tecnologie sociali (chiamiamolo web 2.0) e le metodologie agili, i due macroargomenti in cui sono state divise le giornate di Better Software.

Come può muoversi e progredire un project manager in questi contesti? Il tema dell’intervento, “Project Management 2.0”, non riflette in realtà quello che molti pensano dell’evoluzione del project management (compresa la carente definizione data da Wikipedia), ovvero che si tratti di un spostamento verso l’aspetto sociale grazie all’introduzione di strumenti di collaborazione in ambito web.

Gli strumenti sono importanti ma, come ho avuto modo di ripetere più volte nell’intervento, il carattere sociale e di collaborazione del project management nasce insieme al concetto stesso di project management. Questo modo di intendere il project management è però mutato nel corso degli anni, così da diventare una professione che premia controllo e revisione piuttosto che facilitare la collaborazione e la comunicazione. Nella presentazione auspico allora, in qualche modo, un “ritorno alle origini”.

Per non rimanere troppo sul generico non manca comunque una panoramica su alcuni strumenti che facilitano il lavoro di squadra, come i software di project planner e i time tracking.

Selezione dei contenuti

Le argomentazioni possibili intorno a un concetto importante come quello dell’evoluzione del project management sono le più svariate, ma d’altro canto il tempo a disposizione per la presentazione rappresenta un vincolo che non va superato (35 minuti sui 45 a disposizione).

Per facilitare la fase di selezione ho realizzato una mappa mentale in cui ho scomposto le risorse raccolte ormai da qualche anno (soprattutto in delicious con tag projectmanagement).

La prima mappa mentale è composta unicamente da due livelli: project management “vecchia scuola” e project management 2.0. Dopo aver isolato un numero consistente di elementi li ho organizzati in macro aree e, dove necessario, anche in altri livelli.

Per la stesura della mappa mentale ho usato l’ottimo software opensource FreeMind.

Da qui è iniziata la fase di selezione, cioè di rinuncia degli argomenti sicuramente interessanti, ma non prioritari oppure troppo impegnativi per essere affrontati in poco tempo.

Ho poi notato la possibilità di creare dei collegamenti con alcuni testi, in particolare The Wisdom of Crowds di James Surowiecki e Peopleware di Tom De Marco e Timothy Lister.

Poiché realizzo mappe mentali di riassunto per i testi importanti (e questi lo sono), ho avuto la possibilità di lavorare con 3 mappe mentali. Le ho letteralmente stampate e appese alla parete, cercando di evidenziare le corrispondenze tra i diversi nodi.

La struttura della presentazione

Post-itHo a questo punto abbandonato il computer per lavorare con la carta o, meglio, con i post-it, come egregiamente suggerito da Garr Reynolds in Presentation Zen. Ciascun nodo della mappa mentale è diventato un foglietto che ho posizionato in ordine sparso su una parete.

Da qui ho cercato di strutturare il filo logico della narrazione, procedendo dalla vecchia concezione di intendere il project management, a quello che ho chiamato project management 2.0. Sono soddisfatto di aver usato carta e penna al posto del computer e consiglio caldamente di fare lo stesso perché è normale cambiare idea diverse volte e nulla è più semplice di spostare qualche post-it.

Al termine di questa fase mi era chiara la progressione della presentazione e il numero indicativo di slide. Ancora prima di far partire alcun programma ho quindi verificato, grazie all’aiuto di amici e colleghi, un esempio di narrazione per capire se il tutto potesse quadrare.

Comporre la presentazione

Ho cominciato a realizzare le slide in Keynote quando ormai la struttura macro e micro erano decise. Mi sono comunque dato qualche obiettivo riguardante l’aspetto grafico:

  • slide come supporto alla narrazione, con immagini a schermo intero senza testo (portando ancora più all’estremo i consigli di Slide:ology e Presentation Zen)
  • rinuncia a immagini riguardanti il mondo dell’informatica, se non per screenshot e screencast
  • ritmo incalzante di presentazione, con quasi 100 slide per 30 minuti

Testi di riferimento

Microsoft project crea un'elevata dipendenza, non iniziareChi ha assistito o ha visto la presentazione su Fucinaweb l’ha definita un intervento in stile “Presentazion Zen” o “Slide:ology” e questo è vero, visto che entrambi sono testi che ho letto e apprezzato.

Ma il testo che più mi è stato di aiuto e di ispirazione è stato forse Made to stick dei fratelli Heath. Il libro suggerisce alcuni principi per comunicare idee che rimangano impresse e provochino una qualche forma di reazione.

In breve le caratteristiche sono: semplicità, imprevedibilità, concretezza, credibilità, emozione, narrazione (in inglese le iniziali formano la parola “succes”).

Ho cercato di fare miei questi concetti e di diffonderli un poco nella presentazione, riuscendoci forse in parte:

Semplicità

Ho selezionato un solo concetto principale che fa da motivo a tutta la presentazione: il project management è una disciplina che funziona solo se il team è messo in condizione di condividere problematiche e successi.

Imprevedibilità

Come ultimo speaker di un’intensa giornata ho cercato di proporre qualche momento irriverente, come il paragone tra le avvertenze che si trovano sui pacchetti di sigarette e il project management. Altro momento di imprevedibilità è scoprire che di “project management 2.0” si parla in realtà già da metà anni ’80.

Concretezza

Nella seconda parte dell’intervento ho presentato alcuni prodotti che possono aiutare il project manager a facilitare la condivisione di informazioni con il team.

Credibilità

Mi sono affidato, oltre che all’esperienza, anche ad alcuni testi che ho elencato nella presentazione, come La struttura delle rivoluzioni scientifiche di Kuhn e i già citati Peopleware e The wisdom of crowds.

Emozione

Non ho voluto inserire nella presentazione alcuna foto di computer, rete o ufficio. Sarebbe stato più semplice, ma ho preferito lavorare con analogie prese dalla vita di tutti i giorni e alcune volte con situazioni portate all’estremo.

Narrazione

La presentazione inizia con una foto dalla mia scuola superiore, prosegue con la gita a Firenze in quarta liceo per conludersi agli Uffizi. Si intrecciano in realtà altre storie, come quella relativa alla rivoluzione copernicana e al tragico rientro dello Space Shuttle Columbia.

Foto e immagini

La presentazione contiene pochissimo testo, ma quasi un centinaio di immagini e foto. La quasi totalità proviene da Flickr e sono rilasciate sotto licenza Creative Commons (argomento di cui tanto si potrebbe discutere).

Flickr è un mare magnum e se è vero che vi si trova di tutto, può essere difficile riuscire a limitare la ricerca ai risultati di vero interesse.

Ho però trovato un metodo di lavoro che nel mio caso ha funzionato molto bene. Ho compiuto una prima ricerca immagini con iStockPhoto secondo i termini che mi sembravano più consoni. Qui ho individuato un insieme di immagini di interesse. iStochPhoto, come tutti i servizi professionali di acquisto foto, eccelle nella catalogazione. Grazie alle parole chiave con cui sono descritte le foto sono riuscito in tempi breve a trovare – quasi sempre – delle valide alternative in Flickr, che ho quindi usato.

Solo in taluni casi, parlo di 4 foto su 100, ho acquistato il materiale su iStockPhoto.

Strumenti

Ho realizzato gli screencast per le prove degli strumenti utilizzando ScreenFlow di Telestream. E’ uno strumento davvero facile da impiegare, che non compete sicuramente con prodotti blasonati per PC quali Camtasia, ma che per screencast di media complessità si comporta egregiamente. Le uniche pecche sono date dalle limitate possibilità di editing a seguito delle registrazione, soprattutto dopo aver effettuato dei tagli nella narrazione.

(Ho potuto verificare come Screenflow sia anche un ottimo strumento per effettuare test di usabilità di un software o di un sito. Su questo argomento mi piacerebbe ritornare in futuro.)

Tempo

80 ore. E’ il tempo che ho impiegato per la scelta del materiale, costruzione delle mappe mentali, definizione della presentazione, scelta iconografica, test. Due settimane di lavoro non sono propriamente poco tempo. Eppure stando a quanto riporta Nancy Duarte in Slide:ology, il tempo richiesto per una presentazione che si rispetti è solitamente compreso tra 36 e 90 ore. Ricordo di aver pensato a un’esagerazione quando l’ho letto, ma evidentemente sbagliavo.

Ho tenuto traccia dei tempi utilizzando un prodotto di time tracking di cui parlo nella presentazione, Paymo.

Le Web ’08 e Fucinaweb in inglese

Come ormai da tradizione la prossima settimana sarò a Parigi per Le Web ’08 (precedentemente noto come Le Web 3), uno degli eventi principe dedicati all’imprenditoria web in Europa.

Conto di pubblicare i principali interventi che si svolgeranno nei due giorni della manifestazione come è successo l’anno scorso e soprattutto nel 2006. Non li scriverò però in Fucinaweb o, meglio, non li scriverò per la versione italiana di Fucinaweb.

Da pochi giorni sto approntando una versione di Fucinaweb in inglese, accessibile fin da adesso all’indirizzo http://www.fucinaweb.com/en/.

Su questo sito ho intenzione di pubblicare gli interventi che a volte mi capita di scrivere in inglese. Non si tratta di una traduzione dei contenuti di Fucinaweb, anche se qualche articolo introduttivo che ho scritto a proposito del web project management farà la sua comparsa, ma di contenuti in lingua inglese che nella maggioranza dei casi non avranno il corrispettivo in italiano.

Il motivo per cui ho cominciato a scrivere in inglese non ha a che fare con il masochismo, visto che non posso dire di conoscere questa lingua a menadito (troverete di sicuro un sacco di errori più o meno gravi). Mi sono però accorto che, soprattutto alle conferenze, dedico troppo tempo alla traduzione in italiano dei diversi interventi e alla successiva revisione, sottraendo tempo prezioso a un’attività fondamentale per questo tipo di eventi, cioè la relazione con gli altri partecipanti. Preferisco a questo punto consolidare gli appunti alla conclusione della presentazione e mandare subito tutto online.

Già al recente Web 2.0 Expo di Berlino gli interventi che ho pubblicato in Fucinaweb erano in inglese. Non mi piace però mischiare le carte e quindi le lingue nello stesso sito. Non è detto che un lettore di Fucinaweb si trovi a suo agio con l’inglese (e quindi sia interessato a questo tipo di contenuti) e vorrei inoltre che eventuali lettori non italiani possano commentare o discutere di fronte a un’interfaccia nella stessa lingua degli interventi. Mi capita anche di ricevere richieste per la versione inglese da parte degli autori di alcuni libri che ho recensito e che gradirebbo capire quale sia stato il mio giudizio. Per questo ho intenzione di scrivere alcune recensioni direttamente in lingua inglese.

La versione inglese di Fucinaweb è ospitata da una diversa istanza di WordPress installata in una cartella dedicata. Esistono in realtà plugin per la gestione multilingua di WordPress, tra cui l’eccellente Gengo (grazie a Paolo per la segnalazione). Alla fine non ho seguito questa strada perché si tratta di soluzioni alquanto invasive e che al minimo aggiornamento di WordPress o di altri plugin rischiano di non funzionare più correttamente.

Se leggiucchiate l’inglese vi suggerisco di iscrivervi al feed di Fucinaweb in inglese. Riceverete l’elenco di tutti i miei interventi dalle conferenze e anche diversi contenuti originali (alcuni già online, tra cui la recensione dell’ottimo Web Form Design di Luke Wroblewski).

Se invece l’inglese non vi va a genio, o semplicemente preferite non aggiungere un altro sito alla lista dei feed, al mio ritorno dalle conferenze scriverò probabilmente un breve riassunto in italiano con i passaggi più significativi.

Expo hall – Web 2.0 Expo Berlin

Of all the speakers (among them Tim O’Reilly and Martin Varsavsky) the only panel to note was the one by Leisa Reichelt, “Redesigning drupal.org”.

Drupal.org is the community site of the opensource CMS and social networking software Drupal. The site has 720.000 unique visitors, 300.000 users, 300 new users per day.

The discussion focused on how to redesign the home of such an active, engaged community and, in general, how do we design in an open source way.

Design by and with the community

  • recruiting participation with Google Apps forms
  • openly blogging the process and asking questions
  • engaging with existing community infrastructure
  • crowdsourcing design (wireframes) – eg a flickr group where to put wireframes
  • online card sorting (information architecture)
  • recruit more participation (search.twitter.com)
  • lightweight communication with community via twitter
  • knowledge sharing and empowering – wiki – crowdsourcing usability testing
  • rapid, iterative, rapid prototyiping