Checklist e web project management

Il tema che più ha incuriosito il pubblico alla mia presentazione a Better Software lo scorso giugno riguarda le checklist.

È un suggerimento che mi sento di dare col cuore a ogni web project manager: usate e fate usare le checklist, cioè delle liste che vi aiutino a verificare di avere svolto tutte le operazioni propedeutiche a una attività successiva. Potrebbe valere la pena creare una checklist per il lancio di un sito, per caricare un’applicazione iOS sull’Apple Store, ma anche per la verifica dei materiali inviati dal cliente, per l’aderenza degli scatti fotografici o delle foto prodotto a determinati standard nonché per i test di funzionalità. Non c’è che l’imbarazzo della scelta.

Ho cominciato a interessarmi di checklist ormai da qualche anno e non è la prima volta che ho l’occasione di parlarne in questa sede (vedi ad esempio “Checklist per l’ultimo miglio“, dove è possibile scaricare un PDF con gli accorgimenti utili prima della messa online di un sito).

Recentemente l’interesse per questa buona abitudine si è rinvigorito dopo che ho letto il libro “The Checklist Manifesto“, scritto dal chirurgo Atul Gawande (se non avete tempo per leggere tutto il libro, trovate degli ottimi spunti anche nell’articolo che lo ha reso famoso). In questo testo Gawande spiega che grazie a delle semplici checklist è riuscito a portare rigore in sala operatoria e ridurre il numero di morti “accidentali”.

Cosa c’entra la chirurgia con il web project management? C’entra, perché le condizioni da cui è partito Gawande per impostare il suo lavoro sono le stesse che affronta un web project manager.

Ogni giorno le situazioni da gestire, da imparare e da svolgere nel modo corretto e in tempi stringenti aumentano. Non è un problema di conoscenza, ma di complessità. Il volume della complessità è tale che esauriamo la nostra capacità di applicare efficacemente la nostra conoscenza.

Di fronte alla complessità e alla pressione si tendono a sottovalutare i processi più semplici, oppure a saltarli credendo che siano opzionali. Ma una dimenticanza o trascuratezza possono avere gravi conseguenze nel futuro.

Alcuni sorridono quando propongo di utilizzare delle checklist, soprattutto perché le considerano uno strumento da pensionati, un elenco di attività talmente ovvio che non vale la pena di essere scritto. E in effetti normalmente non avremmo bisogno di una checklist, se non fossimo assegnati a 5 progetti concorrenti, immersi tra telefonate ed email in un open space insieme ad altri 50 colleghi. Ma purtroppo non è così, ecco perché sono utili.

Le checklist sono invece in grado di aiutare chiunque, sia l’esperto sia il web project manager junior, perché rendono espliciti i passi necessari per raggiungere l’obiettivo permettendo una verifica a posteriori, ma anche perché infondono disciplina e rigore.

Quali sono le caratteristiche delle checklist che funzionano? Anche in questo caso mi faccio aiutare dal testo di Gawande, con alcune mie integrazioni:

  • precisione – non c’è spazio per l’ambiguità in una checklist;
  • facilità di impiego – non c’è tempo per chiedere approfondimenti se qualcosa non è chiaro;
  • inclusione dei temi principali, e solo di quelli – si tende, io per primo, a realizzare checklist onnicomprensive con ogni dettaglio; meglio concentrarsi sui punti principali, massimo 10. Se proprio non è possibile, vale la pena suddividere i punti in più checklist distinte;
  • praticità – nessuna teoria, la checklist contiene azioni che possono essere verificate a posteriori;
  • uso di linguaggio chiaro e semplice – non è una tesi di dottorato, ma uno strumento alla portata di tutti;
  • verifica sul campo – prima di distribuire una checklist è bene che questa venga provata e riprovata;
  • approvazione – va stabilito un momento in cui la checklist viene verificata e approvata primo dello step successivo (ad esempio prima della messa online). Per alcune checklist che ho realizzato ho previsto spazio per la firma di approvazione: non è un contratto, ma apporre una firma è comunque una leva psicologica per un’ultima verifica di sicurezza.

Creare una checklist aiuta anche il confronto. Nessuno è perfetto e sicuramente riceverete feedback dal team che vi permetteranno di rifinire e migliorare la checklist nel tempo.

Quale software utilizzare per creare una checklist? Qualsiasi, da Word a Basecamp, da Excel a una mappa mentale. Personalmente utilizzo The Hit List per Mac e Wunderlist, cross platform e anche web based.

Voi usate le checklist? Avete qualche esperienza o suggerimento da condividere?

Il ruolo delle agenzie nei progetti e-Commerce

È uscito in questi giorni per i tipi di Hoepli “e-Commerce, Progettare e realizzare un negozio online di successo“, un manuale scritto da Daniele Vietri e Giovanni Cappellotto.

Il libro contiene anche alcune interviste, tra cui una al sottoscritto, che riporto qui sotto.

Quali caratteristiche deve avere un’agenzia per realizzare al meglio un sito di e-Commerce?

È importante individuare un partner che sia in grado di accompagnare l’azienda non solo nella fase di avvio e di primo rilascio del progetto, ma anche durante i successivi miglioramenti e integrazioni del prodotto che inevitabilmente verranno richiesti. L’agenzia, dopo i primi feedback forniti dalle analisi su utenti e vendite, dovrebbe essere in grado di recepire queste indicazioni e suggerire dei piani di intervento sia nel breve, sia nel medio termine, per esempio con sessioni di test multi-variabile. Molto importante è anche verificare l’esperienza che l’agenzia ha nella progettazione di siti di e-Commerce del proprio settore.

Cosa possono fare i clienti che chiedono un sito e-Commerce per agevolare il lavoro dell’agenzia?

Una delle difficoltà più grandi per il cliente è quella di saper illustrare le proprie esigenze. Alla domanda “qual è l’obiettivo del sito?” può succedere che il cliente risponda passando in rassegna un insieme sparso di componenti che ha notato navigando altri siti, soprattutto quelli dei competitor. Ci si trova allora in riunioni in cui viene chiesto di realizzare la scheda prodotto prendendola da un sito, il carrello da un altro, il risultato ricerca da un altro ancora. In questo contesto è fondamentale il ruolo dell’agenzia nell’aiutare il cliente a individuare in modo corretto e completo i veri requisiti del progetto, così da poter circoscrivere le funzionalità che verranno realizzare per la prima uscita del prodotto e quelle per i rilasci successivi, senza paura di sottolineare le difficoltà e le proprie opinioni in merito. Si fa presto, per esempio, a dire che un sito deve essere accessibile in più lingue, più difficile è gestire le spedizione di prodotto all’estero e risolvere le diverse problematiche di fatturazione o addirittura culturali dei diversi paesi.

Quali sono gli aspetti di un e-Commerce che i clienti trascurano con maggior frequenza?

Spesso gli aspetti più trascurati non riguardano il sito in sé. È certamente importante che il sito sia usabile, veloce, attraente, ma altrettanto importante e forse ancor più importante, è il servizio reso al cliente finale. Come si prevede di gestire la politica di reso? II cliente finale viene guidato in questa procedura o è lasciato in balia di se stesso? Quale potrà essere il tempo medio per la spedizione di un ordine? Esiste un numero verde o un indirizzo mail e quali sono i tempi medi di risposta da parte dell’operatore? Chi si occupa delle foto prodotto e quale è la qualità attesa? Sono domande spesso trascurate, ma che determinano il successo o il fallimento dell’esperienza utente complessiva, di cui quella web è solo una parte.

Quali sono le criticità che sorgono durante la realizzazione tecnica di un e-Commerce?

Le problematiche in ambito tecnico nascono quasi sempre da errori di valutazione in fase di analisi. E i punti dell’analisi che sono più soggetti a errori di valutazione riguardano l’integrazione e la comunicazione con servizi di terze parti e i dettagli della procedura di acquisto, dal momento in cui il cliente finale ha aggiunto un prodotto al carrello fino alla conferma dell’ordine. Se i tempi sono stretti e l’analisi deve essere realizzata in tempi brevi, concentratevi almeno su questi punti.

Nell’ottica di massimizzare le vendite, consiglieresti una piattaforma già pronta o una sviluppata su misura?

La scelta va fatta caso per caso in base ai requisiti del progetto. Se, a fronte dell’analisi dei requisiti e della vendor selection, le modifiche alla piattaforma risultano comunque significative, allora molto probabilmente la direzione corretta è quella della soluzione su misura. Le piattaforme disponibili oggi, sia commerciali sia open source, permettono un livello di personalizzazione tale che possono essere impiegate nella maggioranza dei casi.

Quanto è importante il rapporto con l’agenzia anche dopo la pubblicazione del sito?

È fondamentale, poiché se ogni sito web è una realtà in continua evoluzione, questo vale ancora di più per un sito di e-Commerce, dove è immediata la verifica del successo o del fallimento rispetto ai risultati attesi. Una soluzione di rapporto con l’agenzia potrebbe prevedere la stipula di un contratto di manutenzione annuale che copra la normale assistenza e un certo numero di micro interventi (stimabili per esempio in un monte ore a scalare), lasciando invece sviluppi più corposi a contratti separati.

Presentazioni che funzionano

Sono davvero contento che la mia presentazione Project Management 2.0 a Better Software abbia riscosso diverse preferenze.

Già nel corso della conferenza, e i giorni successivi via email, mi è stato chiesto di condividere i passi che ne hanno portato alla realizzazione.

Ho già scritto a proposito delle fonti (tra cui spiccano Slide:ology e Presentation Zen, solo per citare i testi più recenti). Qui ne riporto altre e entro nel dettaglio della progettazione.

Il progetto

In accordo con gli organizzatori ho pensato di realizzare una presentazione di unione tra i temi delle tecnologie sociali (chiamiamolo web 2.0) e le metodologie agili, i due macroargomenti in cui sono state divise le giornate di Better Software.

Come può muoversi e progredire un project manager in questi contesti? Il tema dell’intervento, “Project Management 2.0”, non riflette in realtà quello che molti pensano dell’evoluzione del project management (compresa la carente definizione data da Wikipedia), ovvero che si tratti di un spostamento verso l’aspetto sociale grazie all’introduzione di strumenti di collaborazione in ambito web.

Gli strumenti sono importanti ma, come ho avuto modo di ripetere più volte nell’intervento, il carattere sociale e di collaborazione del project management nasce insieme al concetto stesso di project management. Questo modo di intendere il project management è però mutato nel corso degli anni, così da diventare una professione che premia controllo e revisione piuttosto che facilitare la collaborazione e la comunicazione. Nella presentazione auspico allora, in qualche modo, un “ritorno alle origini”.

Per non rimanere troppo sul generico non manca comunque una panoramica su alcuni strumenti che facilitano il lavoro di squadra, come i software di project planner e i time tracking.

Selezione dei contenuti

Le argomentazioni possibili intorno a un concetto importante come quello dell’evoluzione del project management sono le più svariate, ma d’altro canto il tempo a disposizione per la presentazione rappresenta un vincolo che non va superato (35 minuti sui 45 a disposizione).

Per facilitare la fase di selezione ho realizzato una mappa mentale in cui ho scomposto le risorse raccolte ormai da qualche anno (soprattutto in delicious con tag projectmanagement).

La prima mappa mentale è composta unicamente da due livelli: project management “vecchia scuola” e project management 2.0. Dopo aver isolato un numero consistente di elementi li ho organizzati in macro aree e, dove necessario, anche in altri livelli.

Per la stesura della mappa mentale ho usato l’ottimo software opensource FreeMind.

Da qui è iniziata la fase di selezione, cioè di rinuncia degli argomenti sicuramente interessanti, ma non prioritari oppure troppo impegnativi per essere affrontati in poco tempo.

Ho poi notato la possibilità di creare dei collegamenti con alcuni testi, in particolare The Wisdom of Crowds di James Surowiecki e Peopleware di Tom De Marco e Timothy Lister.

Poiché realizzo mappe mentali di riassunto per i testi importanti (e questi lo sono), ho avuto la possibilità di lavorare con 3 mappe mentali. Le ho letteralmente stampate e appese alla parete, cercando di evidenziare le corrispondenze tra i diversi nodi.

La struttura della presentazione

Post-itHo a questo punto abbandonato il computer per lavorare con la carta o, meglio, con i post-it, come egregiamente suggerito da Garr Reynolds in Presentation Zen. Ciascun nodo della mappa mentale è diventato un foglietto che ho posizionato in ordine sparso su una parete.

Da qui ho cercato di strutturare il filo logico della narrazione, procedendo dalla vecchia concezione di intendere il project management, a quello che ho chiamato project management 2.0. Sono soddisfatto di aver usato carta e penna al posto del computer e consiglio caldamente di fare lo stesso perché è normale cambiare idea diverse volte e nulla è più semplice di spostare qualche post-it.

Al termine di questa fase mi era chiara la progressione della presentazione e il numero indicativo di slide. Ancora prima di far partire alcun programma ho quindi verificato, grazie all’aiuto di amici e colleghi, un esempio di narrazione per capire se il tutto potesse quadrare.

Comporre la presentazione

Ho cominciato a realizzare le slide in Keynote quando ormai la struttura macro e micro erano decise. Mi sono comunque dato qualche obiettivo riguardante l’aspetto grafico:

  • slide come supporto alla narrazione, con immagini a schermo intero senza testo (portando ancora più all’estremo i consigli di Slide:ology e Presentation Zen)
  • rinuncia a immagini riguardanti il mondo dell’informatica, se non per screenshot e screencast
  • ritmo incalzante di presentazione, con quasi 100 slide per 30 minuti

Testi di riferimento

Microsoft project crea un'elevata dipendenza, non iniziareChi ha assistito o ha visto la presentazione su Fucinaweb l’ha definita un intervento in stile “Presentazion Zen” o “Slide:ology” e questo è vero, visto che entrambi sono testi che ho letto e apprezzato.

Ma il testo che più mi è stato di aiuto e di ispirazione è stato forse Made to stick dei fratelli Heath. Il libro suggerisce alcuni principi per comunicare idee che rimangano impresse e provochino una qualche forma di reazione.

In breve le caratteristiche sono: semplicità, imprevedibilità, concretezza, credibilità, emozione, narrazione (in inglese le iniziali formano la parola “succes”).

Ho cercato di fare miei questi concetti e di diffonderli un poco nella presentazione, riuscendoci forse in parte:

Semplicità

Ho selezionato un solo concetto principale che fa da motivo a tutta la presentazione: il project management è una disciplina che funziona solo se il team è messo in condizione di condividere problematiche e successi.

Imprevedibilità

Come ultimo speaker di un’intensa giornata ho cercato di proporre qualche momento irriverente, come il paragone tra le avvertenze che si trovano sui pacchetti di sigarette e il project management. Altro momento di imprevedibilità è scoprire che di “project management 2.0” si parla in realtà già da metà anni ’80.

Concretezza

Nella seconda parte dell’intervento ho presentato alcuni prodotti che possono aiutare il project manager a facilitare la condivisione di informazioni con il team.

Credibilità

Mi sono affidato, oltre che all’esperienza, anche ad alcuni testi che ho elencato nella presentazione, come La struttura delle rivoluzioni scientifiche di Kuhn e i già citati Peopleware e The wisdom of crowds.

Emozione

Non ho voluto inserire nella presentazione alcuna foto di computer, rete o ufficio. Sarebbe stato più semplice, ma ho preferito lavorare con analogie prese dalla vita di tutti i giorni e alcune volte con situazioni portate all’estremo.

Narrazione

La presentazione inizia con una foto dalla mia scuola superiore, prosegue con la gita a Firenze in quarta liceo per conludersi agli Uffizi. Si intrecciano in realtà altre storie, come quella relativa alla rivoluzione copernicana e al tragico rientro dello Space Shuttle Columbia.

Foto e immagini

La presentazione contiene pochissimo testo, ma quasi un centinaio di immagini e foto. La quasi totalità proviene da Flickr e sono rilasciate sotto licenza Creative Commons (argomento di cui tanto si potrebbe discutere).

Flickr è un mare magnum e se è vero che vi si trova di tutto, può essere difficile riuscire a limitare la ricerca ai risultati di vero interesse.

Ho però trovato un metodo di lavoro che nel mio caso ha funzionato molto bene. Ho compiuto una prima ricerca immagini con iStockPhoto secondo i termini che mi sembravano più consoni. Qui ho individuato un insieme di immagini di interesse. iStochPhoto, come tutti i servizi professionali di acquisto foto, eccelle nella catalogazione. Grazie alle parole chiave con cui sono descritte le foto sono riuscito in tempi breve a trovare – quasi sempre – delle valide alternative in Flickr, che ho quindi usato.

Solo in taluni casi, parlo di 4 foto su 100, ho acquistato il materiale su iStockPhoto.

Strumenti

Ho realizzato gli screencast per le prove degli strumenti utilizzando ScreenFlow di Telestream. E’ uno strumento davvero facile da impiegare, che non compete sicuramente con prodotti blasonati per PC quali Camtasia, ma che per screencast di media complessità si comporta egregiamente. Le uniche pecche sono date dalle limitate possibilità di editing a seguito delle registrazione, soprattutto dopo aver effettuato dei tagli nella narrazione.

(Ho potuto verificare come Screenflow sia anche un ottimo strumento per effettuare test di usabilità di un software o di un sito. Su questo argomento mi piacerebbe ritornare in futuro.)

Tempo

80 ore. E’ il tempo che ho impiegato per la scelta del materiale, costruzione delle mappe mentali, definizione della presentazione, scelta iconografica, test. Due settimane di lavoro non sono propriamente poco tempo. Eppure stando a quanto riporta Nancy Duarte in Slide:ology, il tempo richiesto per una presentazione che si rispetti è solitamente compreso tra 36 e 90 ore. Ricordo di aver pensato a un’esagerazione quando l’ho letto, ma evidentemente sbagliavo.

Ho tenuto traccia dei tempi utilizzando un prodotto di time tracking di cui parlo nella presentazione, Paymo.