Il tema che più ha incuriosito il pubblico alla mia presentazione a Better Software lo scorso giugno riguarda le checklist.

È un suggerimento che mi sento di dare col cuore a ogni web project manager: usate e fate usare le checklist, cioè delle liste che vi aiutino a verificare di avere svolto tutte le operazioni propedeutiche a una attività successiva. Potrebbe valere la pena creare una checklist per il lancio di un sito, per caricare un’applicazione iOS sull’Apple Store, ma anche per la verifica dei materiali inviati dal cliente, per l’aderenza degli scatti fotografici o delle foto prodotto a determinati standard nonché per i test di funzionalità. Non c’è che l’imbarazzo della scelta.

Ho cominciato a interessarmi di checklist ormai da qualche anno e non è la prima volta che ho l’occasione di parlarne in questa sede (vedi ad esempio “Checklist per l’ultimo miglio“, dove è possibile scaricare un PDF con gli accorgimenti utili prima della messa online di un sito).

Recentemente l’interesse per questa buona abitudine si è rinvigorito dopo che ho letto il libro “The Checklist Manifesto“, scritto dal chirurgo Atul Gawande (se non avete tempo per leggere tutto il libro, trovate degli ottimi spunti anche nell’articolo che lo ha reso famoso). In questo testo Gawande spiega che grazie a delle semplici checklist è riuscito a portare rigore in sala operatoria e ridurre il numero di morti “accidentali”.

Cosa c’entra la chirurgia con il web project management? C’entra, perché le condizioni da cui è partito Gawande per impostare il suo lavoro sono le stesse che affronta un web project manager.

Ogni giorno le situazioni da gestire, da imparare e da svolgere nel modo corretto e in tempi stringenti aumentano. Non è un problema di conoscenza, ma di complessità. Il volume della complessità è tale che esauriamo la nostra capacità di applicare efficacemente la nostra conoscenza.

Di fronte alla complessità e alla pressione si tendono a sottovalutare i processi più semplici, oppure a saltarli credendo che siano opzionali. Ma una dimenticanza o trascuratezza possono avere gravi conseguenze nel futuro.

Alcuni sorridono quando propongo di utilizzare delle checklist, soprattutto perché le considerano uno strumento da pensionati, un elenco di attività talmente ovvio che non vale la pena di essere scritto. E in effetti normalmente non avremmo bisogno di una checklist, se non fossimo assegnati a 5 progetti concorrenti, immersi tra telefonate ed email in un open space insieme ad altri 50 colleghi. Ma purtroppo non è così, ecco perché sono utili.

Le checklist sono invece in grado di aiutare chiunque, sia l’esperto sia il web project manager junior, perché rendono espliciti i passi necessari per raggiungere l’obiettivo permettendo una verifica a posteriori, ma anche perché infondono disciplina e rigore.

Quali sono le caratteristiche delle checklist che funzionano? Anche in questo caso mi faccio aiutare dal testo di Gawande, con alcune mie integrazioni:

• precisione – non c’è spazio per l’ambiguità in una checklist;
• facilità di impiego – non c’è tempo per chiedere approfondimenti se qualcosa non è chiaro;
• inclusione dei temi principali, e solo di quelli – si tende, io per primo, a realizzare checklist onnicomprensive con ogni dettaglio; meglio concentrarsi sui punti principali, massimo 10. Se proprio non è possibile, vale la pena suddividere i punti in più checklist distinte;
• praticità – nessuna teoria, la checklist contiene azioni che possono essere verificate a posteriori;
• uso di linguaggio chiaro e semplice – non è una tesi di dottorato, ma uno strumento alla portata di tutti;
• verifica sul campo – prima di distribuire una checklist è bene che questa venga provata e riprovata;
• approvazione – va stabilito un momento in cui la checklist viene verificata e approvata primo dello step successivo (ad esempio prima della messa online). Per alcune checklist che ho realizzato ho previsto spazio per la firma di approvazione: non è un contratto, ma apporre una firma è comunque una leva psicologica per un’ultima verifica di sicurezza.

Creare una checklist aiuta anche il confronto. Nessuno è perfetto e sicuramente riceverete feedback dal team che vi permetteranno di rifinire e migliorare la checklist nel tempo.

Quale software utilizzare per creare una checklist? Qualsiasi, da Word a Basecamp, da Excel a una mappa mentale. Personalmente utilizzo The Hit List per Mac e Wunderlist, cross platform e anche web based.

Voi usate le checklist? Avete qualche esperienza o suggerimento da condividere?